Pour mettre en œuvre la procédure de la Chaîne de Dénonciation, régie par la loi 93/2021, il est important de définir des règles fonctionnelles permettant la création de canaux de signalement dans les entreprises.
L'acte de dénonciation est considéré comme pertinent pour accommoder un comportement visant à sanctionner des comportements considérés comme illégaux, frauduleux ou corrompus, de manière impartiale et impartiale.
La création de la politique et de la procédure du Chaîne de Dénonciation a les objectifs principaux suivants :
- Définir les principes directeurs des procédures de réception, de traitement, d'enregistrement et de stockage des signalements d'irrégularités ;
- Veiller à ce que des signalements anonymes d'irrégularités puissent être admis ;
- Veillez à l'adoption de mesures préventives qui évitent les actes incorrects ou irréguliers.
I - Contextualisation de la Chaîne de Dénonciation
Chaîne de Dénonciation
Caractéristiques du processus mis en œuvre :
1 - Mettre en place un canal de signalement sécurisé, capable également de protéger l'anonymat.
2 - Veiller à ce que tous les travailleurs sachent comment signaler les irrégularités dont ils ont connaissance et qu'ils connaissent la politique interne à ce sujet, en respectant pleinement le Code de conduite.
3 - Dans un délai de quatre-vingt-dix jours, les organisations doivent répondre et surveiller le processus de plainte. Le processus doit être agile, clair et objectif afin que le lanceur d'alerte sache que les faits rapportés sont analysés et que les mesures nécessaires sont prises pour les résoudre. De même, les organisations doivent tenir leurs employés informés des conséquences d'une violation des règles qui contextualisent la plainte, ainsi que des évolutions du processus.
4 - Veiller à ce que les organisations qui reçoivent la plainte disposent des moyens de protéger le lanceur d'alerte qui agit de « bonne foi », notamment contre les représailles, telles que le licenciement, la suspension, l'humiliation, l'intimidation ou d'autres types de sanctions, telles que le refus d'aide ou les évaluations de performance négatives sans justification à cet effet. Ainsi, la procédure générale doit garantir :
a) La création et la mise en œuvre d'un canal externe de signalement dans les entreprises servent à établir un mécanisme permettant la présentation et le suivi sécurisé des plaintes ;
b) L'exhaustivité, l'intégrité et la conservation des plaintes ;
c) La confidentialité de l'identité ou de l'anonymat des lanceurs d'alerte, ainsi que l'identité des personnes ou tiers mentionnés dans la plainte ;
d) L'empêchement de l'accès des personnes non autorisées aux informations en question ;
(e) l'indépendance, l'impartialité, la confidentialité, la protection des données, le secret et l'absence de conflits d'intérêts entre les personnes et les départements désignés pour la réception et la gestion des rapports ;
f) La suppression immédiate de toutes les données personnelles qui ne sont pas pertinentes pour le traitement de la plainte.
II - Principes généraux
1 - DÉNONCIATION
Les plaintes sont déposées par écrit en remplissant le formulaire disponible sur le site web de l'entreprise, anonymement ou avec l'identification du lanceur d'alerte.
La Chaîne de Dénonciation de l'entreprise peut être utilisé gratuitement, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 7 jours sur 7, via les canaux de contact suivants :
Site web : https://www.togofor-homes.com
Le lanceur d'alerte doit remplir le formulaire d'information, qui est réservé à la réception des communications sur ce sujet et est la consultation exclusive des personnes responsables. Le formulaire peut être anonymisé, et les informations permettant de déterminer l'identité du lanceur d'alerte sont restreintes et réservées à ceux qui reçoivent et traitent les plaintes.
La personne responsable de la gestion de la communication et de l'information exerce des fonctions dans le secteur de la gestion, possédant une connaissance approfondie de l'organisation de l'entreprise et de ses valeurs.
L'identité du lanceur d'alerte ne peut être divulguée que :
- Pour se conformer à une obligation légale ou une décision judiciaire ;
- Après avoir communiqué par écrit au lanceur d'alerte les raisons de la divulgation des données, sauf si cette communication compromet l'enquête ou la procédure judiciaire.
Protection des lanceurs d'alerte :
La protection juridique est garantie au lanceur d'alerte qui signale ou rend publiques des infractions chaque fois qu'il le fait de bonne foi et a de sérieux motifs de croire que les informations qu'il rapporte sont vraies. La loi interdit la pratique de représailles contre le lanceur d'alerte. Les actes de représailles sont considérés comme des actes ou omissions, y compris des menaces et tentatives d'actes ou d'omissions, qui, directement ou indirectement, dans un contexte professionnel et motivés par une plainte interne ou externe ou la divulgation publique de l'infraction par le lanceur d'alerte, causent ou peuvent causer, de manière injustifiée, un préjudice à la propriété ou à la morale.
Responsabilité du lanceur d'alerte :
- La dénonciation ou la divulgation publique d'une infraction, faite conformément aux exigences imposées par cette loi, ne constitue pas, en soi, un motif disciplinaire, civil, administratif ou pénal pour le lanceur d'alerte.
- Sans préjudice des régimes de secret garantis par les dispositions du paragraphe 3 de l'article 3, le lanceur d'alerte qui dénonce ou rend publiquement une infraction conformément aux exigences imposées par la présente loi ne sera pas responsable de la violation de toute restriction concernant la communication ou la divulgation des informations contenues dans la plainte ou la divulgation publique.
- Un lanceur d'alerte qui signale ou divulgue publiquement une infraction conformément aux exigences imposées par cette loi ne sera pas responsable d'obtenir ou d'accéder aux informations sur lesquelles repose la plainte ou la divulgation publique, sauf dans les cas où l'accès ou l'obtention constituerait une infraction pénale.
- Les dispositions des paragraphes précédents sont sans préjudice de la responsabilité éventuelle des lanceurs d'alerte pour des actes ou omissions non liés au rapport ou à la divulgation publique, ou qui ne sont pas nécessaires à la déclaration ou la divulgation publique d'une infraction selon les termes de cette loi.
2 - GESTION DE LA PLAINTE
Une fois la plainte reçue, il est nécessaire de passer à la phase d'enquête, et il existe une procédure pour faire un suivi de la plainte.
La personne responsable de ce circuit analyse le contenu de la plainte et les documents qui l'accompagnent, ayant l'autonomie de demander à l'organisation les documents et informations qu'elle juge afin de réaliser cette analyse de manière complète et approfondie.
Après analyse, la personne responsable doit préparer un rapport descriptif des actions réalisées et des conclusions tirées, en conservant ce rapport exclusivement pour elle et en veillant à ce qu'aucun tiers n'y accéde, que ce soit sous forme papier (lorsqu'il est imprimé) ou en format informatique.
Ainsi, les personnes chargées de gérer cette procédure gèrent également l'email dédié à ce sujet.
Les phases essentielles de ce circuit sont les suivantes :
Enregistrement : le lanceur d'alerte dépose sa plainte dans un formulaire accessible sur le site web de l'entreprise.
Analyse et traitement : Les plaintes reçues sont saisies dans un dossier informatique réservé au sein du système, ainsi que dans un dossier de documents avec accès réservé, suivies de l'enquête, de l'analyse et des conclusions respectives.
Conclusion et archivage : Les personnes ayant l'autorité pour le faire font leur analyse et documentent la conclusion de la plainte par un courriel adressé exclusivement au lanceur d'alerte.
3 - CONCLUSION DE LA PROCÉDURE
Le lanceur d'alerte est informé à tout moment pendant la procédure de l'avancement du rapport et est informé de la décision prise dans les 90 jours suivant la réception du rapport.
III - Procédure spécifique
Les amendes pour non-respect de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte sont divisées en sanctions très sévères et très sévères.
Empêcher le dépôt ou le suivi d'une plainte constitue une infraction administrative très grave, passible d'une amende de 1 000 à 25 000 euros si l'agent est une personne, ou de 10 000 à 250 000 euros si l'agent est une entreprise.
L'absence de chaîne de signalement externe, ou l'offre d'une telle chaîne sans les garanties appropriées, constitue une infraction administrative grave passible d'une amende de 500 à 12 500 euros si l'agent est une personne, ou de 1 000 à 125 000 euros s'il s'agit d'une entreprise.
Togofor-Homes, en étroite relation avec la vision et la mission, s'engage à mener ses activités selon les principes suivants :
Intégrité et transparence absolue dans la conduite des affaires.
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Initiative et proactivité dans toutes les situations, qualité du produit, des services et engagement envers le client.
En raison de l'évolution des dynamiques sociales et juridiques, ce document a le même caractère, étant modifié chaque fois que cela est approprié. Sa première version sera officialisée le 20 avril 2026 et sera communiquée à toute l'équipe par les moyens appropriés.