Um das Whistleblowing-Kanal-Verfahren umzusetzen, das durch das Gesetz 93/2021 geregelt ist, ist es wichtig, funktionale Regeln zu definieren, die die Einrichtung von Whistleblowing-Kanälen in Unternehmen ermöglichen.
Der Vorgang der Anzeige wird als relevant angesehen, um Verhaltensweisen, die auf die Ahndung von als illegal, betrügerisch oder korrupt angesehenem Verhalten abzielen, auf unparteiische und objektive Weise zu behandeln.
Die Erstellung der Richtlinie und das Verfahren des Whistleblowing-Kanal verfolgt folgende Hauptziele:
- Definieren Sie die Leitprinzipien der Verfahren zum Empfang, Verarbeiten, Aufzeichnen und Speichern von Berichten über Unregelmäßigkeiten;
- Stellen Sie sicher, dass anonyme Meldungen über Unregelmäßigkeiten zugelassen werden können;
- Stellen Sie die Ergriff von vorbeugenden Maßnahmen sicher, die falsche oder unregelmäßige Handlungen vermeiden.
I - Einordnung des Whistleblowing-Kanals
Whistleblowing-Kanal
Merkmale des implementierten Prozesses:
1 - Implementierung eines sicheren Berichtskanals, der ebenfalls die Anonymität schützt.
2 - Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter wissen, wie sie Unregelmäßigkeiten melden können, die ihnen bewusst sind, und dass sie die interne Richtlinie zu diesem Thema kennen, wobei der Verhaltenskodex voll und ganz beachtet wird.
3 - Innerhalb von neunzig Tagen müssen Organisationen reagieren und den Beschwerdeprozess überwachen. Der Prozess muss agil, klar und objektiv sein, damit der Whistleblower weiß, dass die gemeldeten Fakten analysiert werden und die notwendigen Schritte zur Lösung ergriffen werden. Ebenso müssen Organisationen ihre Mitarbeiter über die Konsequenzen der Verstöße gegen die Regeln, die die Beschwerde kontextualisieren, sowie über die Entwicklungen im Prozess informieren.
4 - Sicherstellen, dass die Organisationen, die die Beschwerde erhalten, die Möglichkeit haben, den Whistleblower, der in "gutem Glauben" handelt, zu schützen, nämlich vor Vergeltungsmaßnahmen wie Entlassung, Suspendierung, Demütigung, Einschüchterung oder anderen Sanktionen, wie etwa der Verweigerung von Hilfe oder negativer Leistungsbeurteilung ohne Begründung für diesen Zweck. Daher sollte das allgemeine Verfahren sicherstellen:
a) Die Einrichtung und Einführung eines externen Whistlebblowing-Kanals in Unternehmen dient dazu, einen Mechanismus zu schaffen, der die Präsentation und sichere Nachverfolgung von Beschwerden ermöglicht;
b) Die Vollständigkeit, Integrität und Erhaltung der Beschwerden;
c) Die Vertraulichkeit der Identität oder Anonymität der Whistleblower sowie der Identität von Personen oder Dritten, die in der Beschwerde genannt werden;
d) Die Behinderung des Zugangs durch unbefugte Personen zu den betreffenden Informationen;
(e) Unabhängigkeit, Unparteilichkeit, Vertraulichkeit, Datenschutz, Geheimhaltung und das Fehlen von Interessenkonflikten zwischen den für den Empfang und die Behandlung von Berichten zuständigen Personen und Abteilungen;
f) Die sofortige Löschung aller personenbezogenen Daten, die für die Behandlung der Beschwerde nicht relevant sind.
II - Allgemeine Grundsätze
1 - VERURTEILUNG
Beschwerden werden schriftlich eingereicht, indem man das auf der Website des Unternehmens verfügbare Formular, anonym oder mit der Identifikation des Whistleblowers ausfüllt.
Der Whistleblowing-Kanal des Unternehmens kann 24 (vierundzwanzig) Stunden am Tag, 7 (sieben) Tage die Woche kostenlos über die folgenden Kontaktkanäle genutzt werden:
Website: https://www.togofor-homes.com
Der Whistleblower muss das Informationsformular ausfüllen, das ausschließlich für die Empfang von Mitteilungen zu diesem Thema gilt und ausschließlich die zuständigen Personen konsultiert. Das Formular kann anonymisiert werden, und die Informationen, die die Identität des Whistleblowers ermöglichen, sind eingeschränkt und reserviert für diejenigen, die die Beschwerden erhalten und bearbeiten.
Die für das Management von Kommunikation und Information zuständige Person erfüllt Aufgaben im Managementsektor und verfügt über ein tiefes Verständnis der Unternehmensorganisation und ihrer Werte.
Die Identität des Whistleblowers darf nur bekannt gegeben werden:
- Einer gesetzlichen Verpflichtung oder gerichtlichen Entscheidung nachzukommen;
- Nach schriftlicher Mitteilung an den Whistleblower über die Gründe für die Offenlegung der Daten, es sei denn, diese Kommunikation beeinträchtigt die Ermittlungen oder rechtlichen Verfahren.
Whistleblower-Schutz:
Rechtlicher Schutz wird dem Whistleblower garantiert, der Verstöße meldet oder öffentlich offenlegt, wann immer er dies in gutem Glauben tut und berechtigte Gründe hat, die von ihm gemeldeten Informationen wahr zu halten. Das Gesetz verbietet die Ausübung von Vergeltungsmaßnahmen gegen den Whistleblower. Vergeltungsmaßnahmen werden als Handlungen oder Unterlassungen betrachtet, einschließlich Drohungen und versuchter Handlungen oder Unterlassenheiten, die direkt oder indirekt im beruflichen Kontext und motiviert durch interne oder externe Beschwerde oder öffentliche Offenlegung des Verstoßes durch den Whistleblower, diese in ungerechtfertigter Weise verursachen oder verursachen können, Eigentum oder moralischen Schaden.
Whistleblower-Verantwortung:
- Die Anklage oder öffentliche Offenlegung eines Verstoßes, die gemäß den Anforderungen dieses Gesetzes erfolgt, stellt an sich keinen Grund für disziplinarische, zivilrechtliche, verwaltungsrechtliche oder strafrechtliche Haftung des Whistleblowers dar.
- Unbeeinträchtigt der durch die Bestimmungen von Absatz 3 von Artikel 3 gesicherten Geheimhaltungsregelungen haftet der Whistleblower, der eine Verletzung gemäß den durch dieses Gesetz auferlegten Anforderungen anprangert oder öffentlich offenlegt, nicht für die Verletzung von Einschränkungen bei der Kommunikation oder Offenlegung von Informationen, die in der Beschwerde oder öffentlichen Offenlegung enthalten sind.
- Ein Whistleblower, der eine Verletzung gemäß den durch dieses Gesetz auferlegten Anforderungen öffentlich meldet oder offenlegt, haftet nicht dafür, die Informationen, auf denen die Beschwerde oder öffentliche Offenlegung basiert, zu erhalten oder auf sie zuzugreifen, außer in Fällen, in denen das Erlangen oder der Zugriff auf die Informationen eine Straftat darstellen würde.
- Die Bestimmungen der vorangegangenen Absätze beeinträchtigen nicht die mögliche Haftung von Whistleblower für Handlungen oder Unterlassungen, die nichts mit der öffentlichen Meldung oder Offenlegung zusammenhängen oder die für die Meldung oder öffentliche Offenlegung einer Verletzung gemäß den Bestimmungen dieses Gesetzes nicht erforderlich sind.
2 - BEARBEITUNG DER BESCHWERDE
Sobald die Beschwerde eingegangen ist, muss die Untersuchungsphase eingeleitet werden, und es gibt ein Verfahren zur weiteren Bearbeitung der Beschwerde.
Die für diesen Kreislauf verantwortliche Person analysiert den Inhalt der Beschwerde und die dazugehörigen Dokumente und hat die Autonomie, die von ihr erteilten Dokumente und Informationen von der Organisation anzufordern, um diese Analyse vollständig durchzuführen.
Nach der Analyse muss die verantwortliche Person einen beschreibenden Bericht über die durchgeführten Handlungen und die gezogenen Schlussfolgerungen erstellen, diesen Bericht ausschließlich für sich behalten und sicherstellen, dass kein Dritter darauf zugreifen kann, weder im Papierformat (wenn gedruckt) noch im PC-Format.
Daher verwalten die für diesen Prozess zuständigen Personen auch die E-Mail, die diesem Thema gewidmet ist.
Die wesentlichen Phasen dieser Schaltung sind wie folgt:
Registrierung: Der Whistleblower meldet seine Beschwerde in einem auf der Website des Unternehmens zugänglichen Formular.
Analyse und Behandlung: Die eingegangenen Beschwerden werden in einem im System reservierten PV-Ordner sowie in einen Dokumentenordner mit reserviertem Zugriff eingetragen, gefolgt von der jeweiligen Untersuchung, Analyse und Schlussfolgerung.
Fazit und Archivierung: Die dazu befugten Personen analysieren die Beschwerde und dokumentieren das Ergebnis der Beschwerde ausschließlich an den Whistleblower.
3 - ABSCHLUSS DES VERFAHRENS
Der Whistleblower wird jederzeit während des Verfahrens über den erzielten Fortschritt informiert und innerhalb von 90 Tagen nach Eingang des Berichts über die getroffene Entscheidung informiert.
III - Spezifisches Verfahren
Geldstrafen bei Nichteinhaltung des Whistleblower-Schutzgesetzes sind in sehr schwere und schwerwiegende Sanktionen unterteilt.
Die Verhinderung der Einreichung oder Nachverfolgung einer Beschwerde stellt eine sehr schwerwiegende Verwaltungsstraftat dar, die mit einer Geldstrafe von 1.000 Euro bis 25.000 Euro bestraft wird, wenn der Bevollmächtigte eine natürliche Person ist, oder von 10.000 bis 250.000 Euro, wenn der Bevollmächtigte eine juristische Person ist.
Das Fehlen eines externen Meldekanals oder das Anbieten eines solchen Kanals ohne entsprechende Garantien stellt eine schwere Verwaltungsstraftat dar, die mit einer Geldstrafe von 500 bis 12.500 Euro bestraft wird, wenn der Vertreter eine natürliche Person ist, oder von 1.000 bis 125.000 Euro, wenn es sich um eine juristische Person handelt.
Togofor-Homes hat sich in enger Verbindung mit seiner Vision und seinem Leitbild dazu verpflichtet, seine Tätigkeit nach folgenden Grundsätzen auszuüben:
Integrität und absolute Transparenz in der Geschäftsführung.
Vereinigung und Respekt in Beziehungen zu Kunden, Partnern und Lieferanten.
Effizienz bei Planungs- und Ausführungsprozessen.
Initiative und Proaktivität in allen Situationen, Qualität des Produkts, der Dienstleistungen und das Engagement für den Kunden.
Da sich soziale und rechtliche Dynamiken entwickeln, hat dieses Dokument denselben Charakter und wird bei Bedarf geändert. Die erste Version wird am 20. April 2026 formalisiert und wird dem gesamten Team auf entsprechende Weise bekannt gemacht.